当社の経理業務遍歴 エクセル→経理代行→会計ソフト

公開日:2014年12月11日 

当社の経理業務遍歴 エクセル→経理代行→会計ソフト

当社はリスティングの運用代行やホームページを作る仕事をしているのですが、経理業務も自分でやってます。経理はサラリーマン時代に1年ちょっとやっていて、わりと嫌いな仕事ではありません。前期からクラウド会計ソフトを使い始めたので、クラウド型会計ソフトについてもブログで書いていこうと思います。その前に当社の経理の遍歴を。


エクセルで始めた経理

会社を始めた頃は、会計ソフトも導入せず、経理代行サービスの存在もしらずにエクセルで自分で帳簿を付けてました。

幸い中小企業での経理の実務経験が1年ほどあり、日商簿記検定3級を持っているので、経理の基本的な知識については問題ありません。

日商簿記検定3級は商業高校の1年生が取るレベルの資格ですが、小売業や私のようなホームページ制作業であれば必要十分な知識レベルです。

エクセルも多少は関数やマクロなどを使って、使い勝手の良いフォーマットを作ったりしておりましたが、月に一度まとめて入力するのに1日かけてました。

実働1日もかかりませんが、単純で退屈な作業なのでなかなか集中力も持続しません。普段の仕事はいつもどおりこなす必要もありますし。

そんなこんなで1期目は、決算も税理士に頼むことなく自分で全部やりました。四谷税務署の職員さんが丁寧に教えてくれたので、問題無く決算完了です。
(※当時は飯田橋に住んでました。)

自分でエクセルでやれば、無料でできます。
ただ、実費が無料なだけで、貴重な自分の時間がかなり取られてしまいます。四谷税務署には何度か通いましたし、国が管轄する税務署以外にも都税事務所にも書類を提出しにいったりしました。

全部自分で決算をした感想としましては、
「もう自分ではやりたくない!」
です。

それほど楽ではない経理代行サービス

赤字ながらも1期目の決算を終えました。もう自分でやるのはやめようと、2期目の初月から別の方法を探しました。

経理業務を全部自分でやるのは本業の時間が取られてしまいます。お金を払ってでも楽をしたかったので、会計ソフトの導入か経理代行サービスを利用することにしました。

当時、会計ソフトについての知識がなく、なんとなく人に丸投げした方が楽だと思ったので、経理代行サービスを利用しました。

しかし、経理代行サービスに丸投げしても、思いの外、自分でやらなくてはならないことが多かったです。

経理代行サービス利用時に私が毎月してた経理業務

  • 銀行口座の通帳をコピーして取引ごとに勘定科目を手書きする。
  • クレジットカード明細をコピーして取引ごとに勘定科目を手書きする。
  • 領収書・レシートの現物に勘定科目を手書きする。
  • それらを封筒に入れ切手と住所ラベルを貼って郵送する。

領収証や通帳のコピー、それとクレジットカードの明細を毎月送るのですが、各項目に自分で勘定科目を書かなくてはいけません。しかも手書きです。

確かに勘定科目は外部の人にはわからない部分でもあります。例えばクレジットカードの明細に「アマゾン サービシーズ インターナショナル」とあるだけでは、それが消耗品費なのか新聞図書費なのかは外部の人には判断がつきません。なので、すべての取引に自分で勘定科目を付けなければなりません。

手書きのイメージ

そして2週間ほどで、代行サービスの会社から郵便で貸借対照表(BS)と損益計算書(P/L)が送られてきます。月の成績がわかるのに2週間もかかるのは少し不満でした。

正直、経理業務に費やす時間はエクセルで自分でやっている時と変わらない、むしろ手書きしなくてはいけないので、手間が増えたような気がします。

途中で通帳のコピーをスキャンして画像加工ソフトで勘定科目を付けて印刷する方法も試してみましたが、これなら手書きのほうが早かったです。

それでも、年間契約という縛りもあり、2期目の経理業務は経理代行サービスでお願いしてました。

ただ、その経理代行サービスと提携している税理士事務所のお陰で、決算はとても楽でした。自分で税務署や都税事務所に行く必要もなく、送られてきた税金の納付書を持って銀行に払いにいくだけで完了です。

※ここで言う”経理代行サービスと提携している税理士事務所”というのは実質同じ組織です。税理士の独占業務は株式会社では提供できないから分けているのだと思います。

クラウド型の会計ソフトの導入

3期目の途中で
「もう手書きめんどくさい!」
という気持ちが爆発し、もっと楽な方法はないかと調べました。

まずは、会計ソフトの代名詞「弥生会計
中小企業の会計ソフトで圧倒的なシェアを誇る弥生会計だったら失敗はないだろうと、弥生のホームページを隅々まで見ました。

「機能的に申し分ない、よしこれにしよう!」

そう思ったのですが、最後の方に動作環境を見て「Microsoft® Windows® 8.1/8/7/Vista」とあり撃沈。私はmac使いなのです。

次の候補はクラウド型の会計ソフト「freee(フリー)」です。よくわかりませんが、何か洗練されたイメージがあり興味を持ちました。

機能面でも十分です。機能面と言っても当時は自動でデータが取り込めるのと仕訳が簡単という部分した見てませんでしたが…

また、もうひとつの候補としては「MFクラウド会計」(当時は”マネーフォワード for ビジネス”というサービス名)がありました。こちらもクラウド型でデータの自動取り込みなどができます。外から見る分には違いがわかりません。

結局、両方のアカウントを作って試しに使ってみましたが、無料でできる事は限られていて、MFクラウド会計を試用している時にここから先は有料ですという状態になりました。いきなり年払いするのは躊躇したので月額1800円の月払いにしました。

で、せっかくお金払ったんだから本格的に使おうと思いMFクラウド会計を使い始めました。

もしMFクラウド会計よりも先に、freeeで「ここから先は有料です」と表示がでたらfreeeを使っていたんだと思います。

こんな理由で当社ではMFクラウド会計を使い始めました。そしたら、これがとても便利でもう以前の方法には絶対に戻れません。

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