経理が劇的に楽になるクラウド型会計ソフトの使い方8選

公開日:2014年9月3日 

経理が劇的に楽になるクラウド型会計ソフトの使い方8選

当社で使っている経理ソフトはMFクラウド会計です。MFクラウドでもfreeeでもクラウド会計ソフトなら経理業務はとても楽になるのですが、最も楽できるであろう私流の使い方をご紹介します。


あくまで私の利用法であり、経理処理の仕方は会社によって異なりますので、そのあたりは各自ご判断ください。

1. 銀行はオンラインバンク

オンラインに対応していない銀行を探すほうが難しい昨今。クラウド会計を使うならあった方が絶対にいいです。住信SBIネット銀行など月額利用料が無料の銀行もあるので、どこか1つは口座を作った方が便利だと思います。

2. 支払いは可能な限りクレジットカード

MFクラウド会計は自動で取り込んだデータは、自動で勘定科目を割り当ててくれます。システムの判断基準は引き落とし名なので、例えば「エックスサーバー 大阪府 大阪市北区」という名前だと勘定科目は自動的に「通信費」になります。初回だけはプルダウンで選択しなくてはなりませんが、場合によっては最初から自動で勘定科目が付く場合もありす。

基本的に勘定科目は自動的に付くのですが、Amazonなどいろいろなものを売っている所だと、「新聞図書費」か「備品・消耗品費」など都度プルダウンで選択します。これはしょうがないです。

法人用のクレジットカードは設立後何年かしないと作れないと聞いておりましたが、私は会社を設立してすぐにアメリカン・エキスプレスの法人用クレジットカードを作りました。個人の利用実績があったからかわかりませんが、すぐにできました。

経営環境にゆとりを生み出す一枚。アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

3. 現金払いはレシレコで記録

追記:2014.11.20
MFクラウド会計純正のレシート読み取りiPhoneアプリを使ってみたのですが、今のところレシレコの方が読み取り精度が高いようです。ただ、読み取りが間違っていた時でもiPhoneで簡単に修正できますし、外部サービスであるレシレコのように、アカウントを別に作る必要がないので、現金払いの機会が少ないなら純正アプリでいいかもしれません。私は純正アプリを使うようになりました。

経理が楽になるので可能な限りクレジットカードで支払いたいのですが、どうしても現金払いの時があります。

そんな時は、スマホでレシートの写真を取れば、自動で取り込んでくれるレシレコを使ってます。

money forword(家計簿)では、レシレコで記録したデータはレシレコとの連携を止めると消えてしまう仕様なので、使うのを躊躇していたのですが、MFクラウド会計の場合、仕訳済みのデータは残るので安心して使えます。

recereco

9月はまだ現金払いの取引が発生していないので、試しにそこらにあったレシートを読み込んでみました。上写真の左のようにレシートを撮影するだけで、上写真右のように詳細を読み取ってくれます。

MFクラウド会計とレシレコを連携させる場合、摘要欄に店名が入るように設定できます。(個別商品名を入れるようにも設定できます)

【無料家計簿の決定版】ReceRecoレシート撮影で支出管理 – BrainPad Inc.

気になる人は気になる事かもしれないのでついでに書いときますが、MFクラウド会計はオンラインで連携した銀行やクレジットカードなどのデータは、仕訳登録を済ませれば連携を解除しても残ります。 

ただし、連携を解除すると補助科目(連携時にシステムによって作られた補助科目)は消えてしまいます。もちろん勘定科目は消えません。

でも、補助科目が消えてしまったのを私が体験したのは数ヶ月前の事です。MFクラウド会計は常にいろんなところをアップデートしているので、実務上困る仕様は改善されているかもしれません。

補助科目とは?:
勘定科目「普通預金」の補助科目として「三井住友銀行◯◯支店」といったもの

4. 請求書はMFクラウド請求書で管理

MFクラウド請求書で請求書を作成すると自動的に「売掛金/売上高」が計上されます。
請求書の文面に記載している日付は、請求日と支払期限ですが、詳細設定で売上計上日を設定できるので、その日付で「売掛金/売上高」が自動的に計上されます。

売上計上日

請求書を作成したら、そのままPDFファイルをメールで送ることもできます。
紙は法律で保管期間が決まっていますが、PDFで送ったものはデータ保管でよいので、会社によってはPDFの方が喜ばれます。

利用したことはないのですが、紙の請求書の郵送する代行サービスもあります。今だけ100通無料らしいです。通常は1通160〜200円です。

追記:2014.11.20
上記のキャンペーンは現在終了しております。MFクラウド請求書の料金プランをご確認ください。

もちろん、自分で印刷して送ることもできます。

MFクラウド請求書

5. 会計事務所・税理士とデータを共有

追加料金無しで3ユーザーまで使えるので、税理士先生とMFクラウド会計を共有してます。以前は毎月、通帳やクレジットカード明細のコピーや領収証を送っていましたが、MFクラウド会計を使いはじめてからその業務が無くなりとても楽になりました。

特にクレジットカード明細に詳細(勘定科目)を手書きしなきゃいけないのは大変な作業でした。

6. 予定仕訳で資金繰りも一目瞭然

仕訳は未実現のものも登録できます。
予め決まっている大きめの支出を予定仕訳しておくと、キャッシュフローのグラフに反映されますので、資金繰り管理に役立ちます。

毎月、売掛金の入金予定日、クレジットカードの引落し、給与家賃の支払いは予定仕訳してます。

キャッシュフロー

7. A8.netは月末にまとめて手動入力

A8.netの売上データは毎日自動で取り込めるのですが、毎日登録ボタンを押すのは面倒なので、1ヶ月の確定金額を手入力で月末計上してます。また自動取得できる数字は税抜きです。

8. amazon、クラウドワークス等のクレジット払い可能な取引は連携せずにクレジットカード明細で済ます

Amazonやクラウドワークスも自動でデータを取得できるのですが、登録ボタンを押す手間が増えるので、自動取得せずにクレジットカードのデータで済ませてます。

本来、amazonで本を買う場合、

1. amazonで1000円の本をクレジットカード(amex)で買った時
    新聞図書費 1000 / 未払費用[amazon] 1000

2. クレジットカードの明細があがってきた時
    未払費用[amazon] 1000 / 未払費用[amex] 1000

3. クレジットカードの引き落とし日
    未払費用[amex] 1000 / 普通預金 1000

となると思うのですが、実際は1と2は同時に起こっている事なので、

新聞図書費 1000 / 未払費用[amex] 1000 摘要:amazon
未払費用[amex] 1000 / 普通預金 1000

でいいのではないでしょうか。

経理の話になってしまいましたが、結論としてクレジットカードで支払う場合、店やサービス提供者に未払費用をたてる必要はないと個人的には思ってます。クレジットカード会社からデータが降りてこないと計上できませんが、今のところそんなに困ることはありません。NTT東日本が1カ月遅いのには慣れました。

(9/1に「8/1 NTT東日本」といったようなデータがクレジット会社から届きます。うちの場合だけなのでしょうか?)


経理的に正しいのかはわかりませんが、当社では前期の途中からこの方法でやってきて、決算も無事に完了しました。


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