毎月やるのはこれだけ!会計ソフトで圧倒的に楽になる経理業務

公開日:2014年12月14日 

毎月やるのはこれだけ!会計ソフトで圧倒的に楽になる経理業務

これまで様々なwebサービスを使ってきましたが、一番生産性を向上させてくれたのが会計ソフトです。月あたり数時間がです本業に費やせる時間が増えます。年間にすれば何日分でしょうか。今回紹介する方法は、概ねどの会計ソフトでもできる事なので経理業務の一例としてみていただければと思います。


Photo : Oscar takes it easy!

会計ソフトはMFクラウド会計をメインで使っています。その他にもfreeeとやよいの青色申告オンラインもアカウントを取得して試しに使ってみました。法人なのにやよいを試用している理由は、前回お話ししたとおりです。

また、MFクラウド会計をメインで使うことになった経緯は当社の経理業務遍歴をご覧ください。

当社ではMFクラウド会計を使っています。もちろん各社若干の違いはありますが、本記事で書いていることは、どの会計ソフトを使っても概ねできる内容だと思います。

会計ソフトを導入して初めにすること

開始残高の登録

前期の締めの資産・負債・純資産、つまり貸借対照表(BS)の数字を入力します。期の途中から会計ソフトを使う場合でも、前月末の数字ではなくて前期の数字の方がいいです。

銀行やクレジットカードの登録

個人的には会計ソフトの最大のメリットはこの機能だとおもいます。
金融機関のデータをいろいろと使いまわしたくない方もいると思いますが、複雑なパスワードを設定して適切に管理すれば、まず漏洩などはないのではないでしょうか。

もしパソコンで金融機関とのデータ連携をしたくない場合は、経理代行サービスでも利用しないと経理業務はたくさんの時間が取られてしまいます。経理業務の大半は仕訳作業です。

期中の月毎の数字を入力

私も期の途中から会計ソフトを使い始めたので、最初、開始残高に前月末の数字を入れてしまったのですが、それだとグラフ(売上や経費のデータ)がおかしくなってしまうので、開始残高は前期末の数字を入れて、その後に月毎の数字を入力しました。

期の途中から会計ソフトを使う場合の詳細は別の記事にまとめます。

税理士事務所とアカウントを共有する

MFクラウド会計やfreeeだと初期状態から3アカウントまでは使えるようになってますので、税理士事務所用のアカウントを作りました。

やよいの青色申告オンラインは1アカウントしかないので、そのあたりはどうするのかわかりません。1つのIDとパスワードを共有するのですかね。やよいはデータエクスポート機能も今のところないので、情報の共有の仕方については全くわかりません。

普段の経理業務

経理業務が圧倒的に楽になった理由がこれです。会計ソフトを導入する前と比べて、普段の経理業務が断然少なくなりました。

私の場合は、1週間に1度くらいこの作業をしています。でも、当社の取引数くらいだと1ヶ月に1回だけでも全然大丈夫です。

銀行やクレジットカードのデータを自動取得

自動なので何もすることはないです。会計ソフトにログインしたら取得済みの状態です。

仕分けしろアラート

MFクラウド会計の場合、このように表示されます。

取引データを確認して仕訳する

仕訳は基本的に自分でします。
自分でするとは言っても、ソフトが学習して勘定科目は自動的に振り当てられている場合が多いです。使えば使うほど学習していくようです。勘定科目が自動で付くので、後はクリックをするだけです。

仕訳登録画面

初めて使う時でも最初から勘定科目が付いている場合もあります。クレジットカードの明細などは特に多いです。取引内容が「Suicaオートチャージ」だったら旅費交通費だったりと、有名な店のデータ等、既に会計ソフト側でわかっているものは自動で勘定科目が振り当てられているようです。

ただし、クレジットカードの取引データは、都度勘定科目が変わる場合もありますので、取引に応じて科目を選んでやる必要もでてきます。

手動で勘定科目を付ける
※これはfreee(フリー)の画面です。

自分で勘定科目を付けると言ってもプルダウンで選択するだけです。私はプルダウンで選択するのも面倒なので、ローマ字で頭文字を打って検索します。

具体的には、旅費交通費を選びたいときはローマ字で「ry」と打てば選択肢が絞られます。プルダウンでは勘定科目がひと通り表示されますので、その多数の選択肢から目的の勘定科目を探すのが面倒です。なのでローマ字で何文字か打って選択肢を絞ります。

このローマ字を打って選択肢を絞るのは、MFクラウド会計とfreeeでできます。やよいの青色申告オンラインでは日本語で入力しないとダメでした。

各社特徴のある仕訳方法

MFクラウド会計・確定申告は最大で一度に50件も仕訳ができます。会計ソフトもソフトなので、1アクションしたら何らかの反応が返ってくるまで時間がかかります。1秒とかそれ以下の時間ですが、1件毎待たされるより一括で仕訳登録できる方がストレスは少ないです。

freee(フリー)は1件ずつしか仕訳登録ができません。なので大量に仕訳が必要な場合は、少々ストレスを感じてしまいます。
しかし、「自動仕訳」というfreeeでしかできないことができます。これに該当するパターンの取引については、クリックする必要もなく仕訳してくれます。

やよいの青色申告オンラインを試しに使ったのですが、現時点では上記2つの会計ソフトには今一歩及ばないと感じました。仕訳の登録は一度に150件もできるようなことが書いてありますが、同時に56件までとも言われます。56件にしなくてはならないとすると、100件以上クリックして「未定」に変更しなくてはなりません。それはあまりにも大変なので、私はここで使うのをやめてしまいました。

yayoi562
この説明、難しくないですか?

電車代を手入力で清算する

私は基本的に現金を使いません。支払いは可能な限りクレジットカードで済ませることで経理を楽にしたいからです。

しかし、法人用のsuicaが無いので電車代だけは手入力してます。打ち合わせなどの移動で電車を利用する時は個人のsuicaで立替えておきます。その後に私個人への未払金として処理して給料日に清算してます。

仕訳はこんな感じです。

12/14 旅費交通費 x円 / 未払金 x円

12/25 未払金 x円 / 普通預金 x+z円 
   役員報酬 z円

※打ち合わせ日が12/14で給料日が25日の場合。源泉徴収とか端折ってます

手入力は面倒くさいと思われるかもしれませんが、よく使う仕訳はテンプレートで登録できます。私の場合は打ち合わせする場所はだいたい決まってますので予めテンプレート登録してます。

仕訳テンプレート

月末の経理業務

請求書の作成と同時に売上を計上する

MFクラウド会計の場合、MFクラウド請求書というサービスと連携していて、請求書を作ると同時に売上高と売掛金が計上されますので、わざわざ仕訳入力をする必要はありません。

給料(役員報酬)を手入力

MFクラウドの場合、給与を管理する機能があります。しかし、勘定科目を給与から役員報酬に選択し直すのが手間なので、給与計算の機能は使わずに仕訳テンプレートで済ませています。役員報酬は定額なので、いつも同じ金額で、源泉税も同じ額なので、上記の交通費の様な自分個人への未払金を追加するだけで完了です。

決算など給与台帳が必要な場面もあると思いますが、必要な時になったら役員報酬だけデータを抽出して作ろうかと思います。

年度末の経理業務(決算)

税理士事務所に丸投げ

決算月の翌月末くらいにはクレジットカードの取引データも揃うので、もう前期のデータは無いかなというタイミングで、税理士事務所の担当者に「お願いします」ってメールをしたくらいです。


このように会計ソフトのおかげで、導入以前と比べて圧倒的に経理業務が楽になりました。

自分で事業をしているとお金にならない事に時間を割きたくなくなります。

お金を生まない業務である経理の作業なんて可能な限り短くして、その時間を本業で使えば生産性がより高くなるので、特に取引データの自動取得が使える会計ソフトがおすすめです。


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